GDPR och Sekretess

Personuppgiftsansvarig

Kvinnojouren Malva ansvarar för behandlingen av personuppgifter inom verksamheten.

Information och syfte

Malva sparar viss information om stödsökande. Det som sparas är, i den mån det är känt, förnamn på stödsökande.

Alla personer har rätt att vara anonyma när de söker stöd hos Malva.

Anledningen till att namn sparas är för att Malva ska kunna föra statistik över hur många som söker stöd hos oss.

Statistiken samlas in för ett år i taget.

Alla personer som har samtal med Malva eller är placerade i Malvas skyddade boende journalförs i det krypterade journalsystemet Secura Nova.

De personer som är anonyma registreras under fiktiva uppgifter för att statistik ska kunna inhämtas.

Alla personer som har samtal med Malva får information om säker journalföring.

För de kvinnor som placeras i Malvas skyddade boende via socialtjänsten följs de föreskrifter som gäller.

Malva har ett medlemsregister och syftet är att hålla medlemmar informerade om verksamhet. Registret innehåller namn, telefonnummer och mail till medlemmarna.

Tillgång till de lagrade uppgifterna

Det är endast fast anställd personal hos Malva som har tillgång till uppgifter som sparas.

Uppgifterna finns i Secura Nova eller förvaras i säkerhetsskåp.

En person som finns registrerad har rätt att ges tillgång till sina uppgifter och även att få dem rättade vid behov.

Samtycke till lagring och GDPR inhämtas alltid och kan tas tillbaka och om inga lagliga hinder finns kan en person begära att registrerade uppgifter raderas.

Handling som lagras när Malva utför socialtjänst kan lämnas ut om lagen säger det.

Det gäller endast personer som är placerade i vårt skyddade boende enligt socialtjänstlagen.

Lagring och gallring

Den information som sparas gällande stödsökande, i syfte att kunna föra statistik raderas så snart den är registrerad.

När det gäller de personer som är placerade i Malvas skyddade boende enligt socialtjänstlagen gallras handlingarna fem år efter att den sista journalanteckningen gjordes.

Övriga handlingar som anställningsbevis, löneutbetalningar och andra administrativa handlingar gäller särskilda gallringstider i enlighet med arkiv- och bokföringslagen.

De handlingar som ska arkiveras gallras efter fem år. När en medlem lämnar föreningen gallras adressuppgifterna bort.

Sekretess

Alla aktiva i Kvinnojouren Malva, styrelsemedlemmar, personal och volontärer samt personer som skrivs in i vårt skyddade boende skriver under ett sekretessavtal.

I avtalet framgår att information om Malvas verksamhet, var det skyddade boendet finns, vilka som har kontakt med Kvinnojouren eller Ungdomsjouren samt vilka som arbetar eller är volontärer i Malva ej får röjas till tredje part

Sekretess om ovan nämnda gäller även efter avslutat uppdrag, anställning eller placering.